Was eine ordnungsgemäße Rechnung alles enthalten muss, ist im Wesentlichen in § 14 des Umsatzsteuergesetzes geregelt. Dort stehen eine Menge Punkte, die auf einer Rechnung stehen müssen und die dann auch noch zutreffend sein sollten.
Ein ganz wichtiger Punkt ist, dass die Rechnung wirklich auf die betreffende Kirchengemeinde lauten muss, das heißt, die Kirchengemeinde muss eindeutig und klar als Leistungsempfänger mit vollständiger Anschrift und richtiger Bezeichnung erkennbar sein.
Rechnungen, die auf eine Pfarrerin/einen Pfarrer, eine Mitarbeiterin oder Mitarbeiter der Kirchengemeinde lauten, auf die Evangelische Jugend oder einen unzutreffenden Namen der Kirchengemeinde, erfüllen diese Anforderungen nicht.
Dass bestellte Artikel an die Adresse einer Pfarrerin/eines Pfarrers, einer Mitarbeiterin oder eines Mitarbeiter oder ein Gemeindehaus geliefert werden, ist dabei nicht das Problem, diese Adressen dürfen als Lieferadressen durchaus ausgewiesen sein, als Leistungsempfänger muss aber immer die betreffende Kirchengemeinde mit vollständiger Anschrift genannt sein, nur diese ist juristische Person des öffentlichen Rechts und Steuerpflichtiger und nur wenn die Kirchengemeinde selbst als Leistungsempfängerin genannt ist, kann von ihr auch zukünftig Vorsteuer geltend gemacht werden.
Abgesehen davon, dass die Kirchengemeinde als Leistungsempfänger zutreffend bezeichnet sein muss, ist es nach den Regelungen des Umsatzsteuergesetzes auch notwendig, dass der vollständige Name und die vollständige Adresse des leistenden Unternehmers genannt sind. Dies ist zwar in der Regel der Fall, aber trotzdem ist immer auch darauf zu achten, man will ja schließlich wissen, gegenüber wem nun tatsächlich Gewährleistungsansprüche bestehen können und an wen man sich wenden muss, wenn was nicht so erfolgt ist, wie vereinbart und der Vorsteueranspruch soll schließlich auch gesichert sein.
Weiterhin muss die Rechnung die Steuernummer oder die Umsatzsteuer ID-Nummer des leistenden Unternehmers ausweisen und ein Ausstelldatum enthalten.
Neben dem Ausstelldatum ist auch das Liefer- oder Leistungsdatum erforderlich, wenn es nicht mit dem Rechnungsdatum übereinstimmt. Für die Entstehung der Umsatzsteuer ist nämlich nur der Zeitpunkt der Ausführung der Leistung wichtig, nicht das Rechnungsdatum.
Damit eine Rechnung ordnungsgemäß ist, bedarf sie zudem einer fortlaufenden Rechnungsnummer, auch hierauf ist zu achten.
Inhalt der Rechnung hat weiterhin die Menge und die Art der gelieferten Gegenstände oder die Art und der Umfang der sonstigen Leistungen zu sein. Handelsübliche Bezeichnungen wie z.B. Meter, kg, Stück, etc. reichen hier aus. Oft sind solche Angaben auch in Lieferscheinen enthalten. Diese können an die Rechnung geheftet werden und stellen dann ein verbundenes Dokument dar.
In der Rechnung muss das Entgelt für die Lieferungen und Leistungen nach Steuersätzen aufgeschlüsselt enthalten sein und die jeweiligen Netto und Umsatzsteuerbeträge sind getrennt unter Angabe des jeweiligen Steuersatzes auszuweisen.
All diese Angaben sind notwendig und müssen bei jeder Rechnung geprüft werden. Fehlt was, ist die Rechnung sofort zu reklamieren und dafür zu sorgen, dass eine ordnungsgemäße Rechnungserstellung erfolgt.
Damit alle wichtigen Punkte abgehakt werden können, finden Sie hier auf der Website des EVMN eine Checkliste zur Kontrolle, ob die Rechnungsstellung auch ordnungsgemäß erfolgt ist.
Vereinfachte Regelungen gelten übrigens für sogenannte Kleinbetragsrechnungen, dass sich solche, deren Gesamtbetrag EUR 250,00 nicht übersteigt. Auch hierzu finden Sie einen Artikel auf der Website des EVMN.
Aber bitte denken Sie daran: nur, weil eine Rechnung nicht EUR 250,00 übersteigt, heißt das nicht, dass es auf die in ihr enthaltenen Angaben nicht ankommt. Egal, wie hoch der Rechnungsbetrag auch ist, die Angaben in der Rechnung müssen immer richtig sein.