Im Rahmen der Gemeindearbeit wird nur in den seltensten Fällen eine elektronische Ladenkasse zum Einsatz kommen. Genutzt wird regelmäßig eine sogenannte offene Ladenkassen, das bedeutet eine Barkasse, die ohne jede elektronische Unterstützung geführt wird, sei es eine übliche Geldkassette, ein Schublade in der Theke, eine klassische Zigarrenkiste, so es diese noch geben sollte oder einfache eine Schachtel oder ein Karton in dem das eingenommene Geld gesammelt wird.
Eine derartige offene Ladenkasse ist durchaus zulässig und kann im Einklang mit den Regelungen zur ordnungsgemäßen Buchhaltung verwendet werden. Zu beachten sind allerdings auch für die offene Ladenkasse entsprechende Regeln, die schon im Beitrag zur Führung des Kassenbuches, nach dem von uns erstellten Muster, zum Teil dargestellt wurden.
Wenn es jetzt um den Tageskassenbericht geht, der ebenfalls bei den Formularen und Verträgen zu finden ist, stellt sich natürlich die Frage, ob das nicht unterschiedliche Bezeichnungen für eine Sache sind?
Die Antwort lautet ganz klar: nein!
Im Kassenbuch werden die baren Geschäftsvorfälle erfasst, im Kassenbericht der täglich ausgezählte Bestand der Kasse und die durch Rückrechnung ermittelte Einnahme des Tages, die dann in das Kassenbuch übernommen werden kann. Der täglich geführte Kassenbericht ist damit die Grundlage für ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.
Zur Erleichterung des Auszählens der Kasse und zur Dokumentation, dass auch tatsächlich gezählt wurde, sollte immer auch ein Zählprotokoll genutzt werden. Ein solches steht ebenfalls bereit.
Der Tageskassenbericht funktioniert dabei so, dass die Bareinnahmen des Tages so ermittelt werden, dass alle anderen Barbewegungen, die nicht Einnahmen sind, herausgerechnet werden. Die Ermittlung muss dabei retrograd erfolgen, das heißt es wird erst der Kassenbestand am Schluss des Tages ermittelt und dann zurückgerechnet.
Die richtige Formel zur Ermittlung der Tageseinnahmen lautet daher wie folgt:
Kassenbestand am Ende des Tages (ermittelt unter Verwendung des Zählprotokolls)
+ Ausgaben für Wareneinkauf und sonstige Ausgaben
./. Einlagen in die Kasse (z.B. Wechselgeld)
+ Auszahlungen aus der Kasse (z.B. Geld, das zur Bank gebracht wurde)
./. Spenden (hier sind aber nur echte Spenden zu erfassen, also solche, die freiwillig und ohne Gegenleistung erfolgt sind)
./. Kassenbestand am Ende des Vortages (diese kann auch 0,00 € sein, wenn der Tageskassenbericht z.B. nur für eine Tagesveranstaltung erstellt wird)
= Tageseinnahme
Die Tageseinnahme kann dann in das Kassenbuch übernommen werden, in das auch die anderen Ausgaben und Einnahmen einzutragen sind. Nicht vergessen: Keine Buchung ohne Beleg, so ist z.B. für Geld, das von der Bank geholt wurde und das in die Kasse gelegt wurde, ein Eigenbelege zu erstellen.
Der Kassenbericht ist in jedem Fall aufzubewahren, da er eine Grundaufzeichnung darstellt, die Grundlage für ein ordnungsgemäßes Kassenbuch ist.
Wichtig ist, dass der Tageskassenbericht wirklich täglich geführt wird und auch tatsächlich gezählt wird, was mit dem Zählprotokoll zu dokumentieren ist.
Der Kassenbestand kann ebenso wenig negativ sein, wie die Tageslosung negativ sein kann. Aus einer leeren Kasse kann nicht noch etwas entnommen werden und weniger als keine Tageseinnahme kann auch nicht erzielt werden.
Tritt so etwas auf, dann liegt mit Sicherheit ein Fehler vor. Es kann sein, dass nicht richtig gezählt worden ist, oder es liegt ein Rechenfehler bei der Ermittlung der Tageseinnahme vor. Also hier immer noch mal kontrollieren und nachzählen, ob die Eintragungen wirklich richtig sind.
Eine Kasse muss immer kassensturzfähig sein, das heißt, es muss zu jeder Zeit ein Abgleich des gezählten Kassenbestandes mit der Eintragung im Kassenbuch möglich sein. Gibt es hier Differenzen, so ist die Kasse nicht ordnungsgemäß geführt worden.
Auch wenn es wichtig ist, dass eine Kasse fortlaufend geführt wird, der Bestand des Vortages zu übernehmen ist und so weiter, kann eine Kasse natürlich für eine Veranstaltung auch nur für einen Tag geführt werden. Dann wird der Anfangsbestand und der Endbestand 0,00€ sein und die Kasse und der Tageskassenbericht dienen nur für die Aufzeichnungen und die Ergebnisermittlung für diesen einen Tag. Auch hier sind die Aufzeichnungen in jedem Fall aufzubewahren und an die Buchhaltung weiter zu leiten, wie die monatlichen sonstigen Kassenaufzeichnungen mit den dazugehörigen Belegen auch.